Intermediate English /Conference English /Mastering Meeting
05-24
赖瑞与同为资深经理的朵娜在工作时谈话：
赖瑞：开会，开会，开不完的会（叹息）。开这些会往往没有意义，而且效率不彰。
朵娜：我想没有人喜欢开会，我自己也是。但是我正在筹备我们的下一次会议，你有没有什么点子？
赖瑞：这个嘛，首先问一下自己为何要开会，以及是否有达到相同目的的替代方案，像是传阅备忘录之类的。
朵娜：嗯，我们这一部门预算被删减了，所以基本上我们必须决定怎么因应这回预算的删减。
赖瑞：好吧，妳的管理团队必须针对有关整个部门的问题做出决定。所以那表示开会是必须的。妳要怎么安排以确保这次会议有效率？
朵娜：我已经要求与会者针对议程提出提案了，然后我会把议程汇整好在开会一周前分送给他们，好让他们有时间准备。
赖瑞：把提出每一项议程的理由也加上去。好让每一位与会者了解自己在会议中的角色与责任。
朵娜：好主意，我会这样做。我也会让他们知道每一项议程的表决方式，看是采共识决或是多数决。
05-25
赖瑞和朵娜继续谈着关于开会的计划：
朵娜：还有一件事：身为会议召集人，我会把议程的顺序排得有技巧些，把较容易进行的项目放前面，以确保它们会被讨论到。
赖瑞：我了解不希望议事因某个议题而陷入空转的安排，但是千万要小心。倘若别人察觉他们想讨论的议题被有意地拖延，他们会生气的。
朵娜：别担心，我不会耍花样。再说，会议的进行方向是由我掌控的，任何人开始讨论不相干的话题时，我一定会适时制止。
赖瑞：很好，的确是有效率的领导风格。还有，每一项议程都要标明时间限制，这样最后才不会花三十分钟来讨论一件十分钟就能解决的小事。
朵娜：好主意，我已经在每一项议程上注明了结束的时刻。没有人喜欢开没完没了的会。
赖瑞：设定时间限制也能在促使人在会议即将结束时加快讨论速度。妳把这次会议订在什么时刻？
朵娜：午餐前，因为午餐后人们通常没什么精神。
赖瑞：说到午餐，要不要与我一起去用餐？
朵娜：好啊，差不多是时间了。
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