Intermediate English /Conference English /Meeting Planning: Get Ready, Get Set …Go
10-04
召集会议以前，有几个关键性的决定能帮忙确保这个会议在一开始时就步上正轨。会议的目的主宰这个会议需要采取什么形式来运作，以及是否需要安排社交活动。
会议通常有两种型式：(1)脑力激荡型，目的在想出新鲜点子，或是(2)观念厘清／决策拟定型，目的在厘清，执行或是解析政策与重大议题。
第一种脑力激荡型的会议一般比较不拘泥，而且是向与会者抛出挑战或是疑问。目标是鼓励与会者热烈参与和彼此信任，以便活化创意思考。
第二种观念厘清／决策拟定型的会议，最大的难题在于与会者必须一方面掌握住现有问题的核心，又同时能提出个人不同的见解来。与会者必须知道最后的决定是使用那一种决策方式──管理式、民主式、或是共识决式。再者，鉴于现在信息传播是如此便利，会议之前就把所有相关信息先转给与会者，将可以省下宝贵的会议时间。
与潜在客户开会的目的通常是要建立起长期关系。因应这种情形，要能挪出时间享用点心和进行社交，常常可以创造出比较好的团体互动关系并且强化个人联系。
最后，会议一定要准时开始和结束。这样做传达出的讯息是尊重与会者的时间，而且是聪明的做法。
10-05
伊莲和理查德是广告公司的经理，两人正在计划一场与新客户一起进行的会议：
理查德：实际上，我们需要两场会议：一场用来听取客户的需求，另一场用激发点子。当我们在脑力激荡的时候，客户不会在场，所以让我们把重点放在第一场的会议上。
伊莲：第一场会议的目的是会面和致意，祭出一篇本公司的竞争力分析报告，而且要说服客户，我们一定能替他们的全新系列的耳机想出来最棒的广告词来。
理查德：所以说，我们会有一些交际活动，但也需要紧凑的时间表，就让我们用些点心做为暖场吧。
伊莲：好主意，那样就可以当成我们的开场，而且显出我们的创意来。但是迟到的人怎么办？
理查德：我们不能冒风险让公司形象不专业。客户一到，我们就开始。告诉习惯迟到的那些人要早来10分钟。
伊莲：财务部的苏西会负责那篇竞争力分析报告。不过她做简报时通常没有表情、比较僵硬，所以我们给她3到5分钟好了。
理查德：而且，总经理要列席会议，但是不当主席。我相信妳就是带领这会议的最佳人选。
伊莲：好的，我来带这会议。但是让我们在会议结束前留10分钟「见机行事」吧。
理查德：嘿，好词！难怪妳能混广告这一行。
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