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主题: 商用电子信的基本礼节

商用电子信的基本礼节 10 年 2 周 前 #1442

Intermediate English /Netiquette /The Basics of Business E-Mail Netiquette

07-26
除了垃圾邮件外,通常企业也还有许许多多合法的电子邮件。因为来信的数量很大,所以企业必须选择优先处理哪些电子邮件,哪些丢到垃圾信匣。我们有一些指导原则能协助你不错失任何重要的电子邮件。

电子邮件程序会显示收信匣里电子信的信头(或称「摘要」),也就是每封邮件的重要信息。收信人通常会在这个阶段过滤邮件、给予优先级。通常与收信人相关密切而且主旨简洁有力的信最能取得读者的注意。如果信件紧急,优先级就要设得高。不过,这招不能常用,若把每封信都设为优先,通常会被收信人当作是喊狼来了而忽视掉。

电子信的内容应该让使用者尽量方便。有些作者喜欢以议题摘要或问句作为开场白,而不是长篇大论。这种作法可能会提及相关的截止日期或是附件文件里的补充数据。

现在,电子信是不可少的商业工具,不过使用者必须了解它所受的限制。即使遵循上述的谨慎做法,电子信很可能还是被埋在收信匣里一片信海中。如果有必要立即采取行动,寄出电子信后,最好还是用老办法打一通电话招呼一声。

07-27
周一下午彼得去珍妮的办公室打招呼,欢迎她休假回来:

彼得:好久不见了。妳的潜水之旅情况怎样?
珍妮:很棒,只不过我的电子信现在真是一片汪洋大海了。我有股冲动,很想把收信匣全部清空,然后告诉大家说我的系统当掉了。
彼得:那样对做生意恐怕不好。妳打算看完全部的信以区分哪些才是重要的来信吗?
珍妮:今天早上我开始看有优先标帜的电子信,然后再处理管理阶层来的信。现在我必须找个好方法把其他信做筛选。
彼得:妳晓得,若妳想要以最快的速度读来信,最好只显示每一封信内容的头几行。这样妳就能读完起头部份,决定处理的优先级。
珍妮:好主意,这样做我就能尽快发现急需处理的信。而且,我想我会依照数据量大小做个排序,优先处理容量较小的简单信件,这样我就尽可能可以处理完多一点的信件。反正,谁有时间读这么多长篇大论啊?
彼得:听起来妳的工作真是堆满了。别忘了上来透透气哦。
珍妮:好,但是别发电子信来提醒我!
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